LEAN MANAGEMENT Y EXCELENCIA

Frente a la competitividad que impone el mundo globalizado y frente al reto de la sostenibilidad, un grupo de organizaciones europeas ganadoras del Premio Europeo de Calidad de la EFQM está utilizando el “Lean Management” para adaptarse al siglo XXI.

UNA PRIMERA DEFINICIÓN DE “LEAN MANAGEMENT”

Establece con gran acierto Alberto Galgano, en un libro publicado ya hace 13 años, el paralelismo entre los principios del TQM (Total Quality Management) y una serie de seis valores que el conocido escritor Italo Calvino proponía preservar como valores para la literatura en el Siglo XXI (Italo Calvino, Lecciones Americanas).

Estos seis valores literarios son los siguientes:

LIGEREZA   -   RAPIDEZ   -   EXACTITUD   -   VISIBILIDAD   -   MULTIPLICIDAD   -   CONSISTENCIA

Son efectivamente estos valores los que mejor permiten describir la esencia de lo que debe entenderse como “Lean Management ya que son aplicables en cualquier tipo de organización y actividad humana y representan a la vez la Excelencia en Estado Puro y la clave de la competitividad en el siglo XXI.

LEAN MANAGEMENT Y EXCELENCIA

“Lean Management” es una aplicación “diferencial” de los principios de la Excelencia, consecuencia de añadir a los principios generalmente aceptados por los Modelos de Excelencia los seis valores antes mencionados Se puede decir que todo lo que se hace en “Lean Management” tiene que ver con la Excelencia. Sin embargo la afirmación inversa no siempre es verdad, ya que no todo lo que se hace bajo la etiqueta de ”Excelencia” sería aceptado en un planteamiento “Lean Management”.

ANTECEDENTES. LOS SISTEMAS DE PRODUCCIÓN “LEAN”

Se puede considerar el Sistema de Producción Toyota (publicitado en los años 80) como la primera metodología basada en los valores “Lean”. Un sistema de producción “Lean” que se precie integra conceptos como Kanban, 5S, Gestión Visual, Polivalencia del personal, SMED o TPM. En un sistema de estas características es fácil identificar en la práctica los valores antes mencionados.

LIGERO
Un sistema “Lean production” utiliza recursos y stocks mínimos o potencia la Polivalencia del Personal.

RÁPIDO
Un sistema de producción “Lean” produce de manera rápida y eficiente adaptándose por ejemplo a las condiciones de mercado.

EXACTO
Un sistema de producción “Lean” evita errores de producción (SPC, Poka Yokes, etc., así como los despilfarros innecesarios.

VISUAL
Un sistema de producción “Lean” utiliza las ayudas de comunicación visual (tarjetas kanban, instrucciones pokayoke).

MÚLTIPLE
Un sistema de producción “Lean” se adapta a múltiples productos, modelos, mercados o canales de distribución.

CONSISTENTE
Un sistema de producción “Lean” no sufre “crisis de identidad” y se mantiene en el tiempo de tal manera que las nuevas necesidades de producción o las nuevas tecnologías no lo invalidan sino que se integran en el mismo.

EVOLUCIÓN A UN SISTEMA DE GESTIÓN CON CARACTERÍSTICAS “LEAN”

Dado que la gestión “de conjunto” de una organización es un concepto más amplio que el de la gestión de su función de producción, ¿es posible visualizar una metodología integrada que aplicando también los valores antedichos responda a las necesidades de gestión (con “mayúsculas”) de toda la organización?. ¿Es posible visualizar por lo tanto un “Lean Management System” de orden superior a un “Lean Production System?.

La respuesta es afirmativa ya que organizaciones europeas ganadoras del Premio Europeo de Calidad de la EFQM, ya lo están desarrollando.

CARACTERÍSTICAS DE UN SISTEMA DE GESTIÓN “LEAN”

􀂾 LIGEREZA

La ligereza es el primer valor de un sistema de gestión “Lean”. Lo “ligero” se opone por un lado a lo “pesado” y por otro también a lo “etéreo”. La ligereza al ser una actitud hace que este valor sea el más difícil de adoptar o enseñar y que al final sea lo que distingue realmente un “Lean Management System” de un planteamiento mas estándar de Excelencia. Ligero no equivale a simple. Nada de lo que hay en las organizaciones es simple. Las organizaciones son complejas y su gestión es un ejercicio nada fácil.

El sistema que ayude a “hacer funcionar” una organización no puede hacerlo desde la pesadez. Si la estructura de gestión ahoga la estructura de funcionamiento la organización se paraliza. Por ello a esta complejidad hay que teñirla con el valor de la ligereza, de la identificación de lo esencial, de la evitación conceptual de lo superfluo. (Por ejemplo un plan estratégico ligero y esencial puede contener todo lo que es prioritario en no más de tres hojas).

El valor o característica de la ligereza va a ser el elemento determinante durante el Siglo 21 en el que los dos grandes retos van a ser el de la sostenibilidad (recursos naturales limitados) y el de la globalización competitiva (entendiéndola como el derecho que tiene cualquier persona del género humano a disfrutar del bienestar lícitamente ganado). En este siglo las formula de supervivencia competitiva tendrán necesariamente que basarse en la ligereza.

􀂾 RAPIDEZ

Cualquier ejecutivo sabe que aunque todo lo que hace es importante hay muchas cosas igualmente importantes que se quedan año tras año en el tintero sin recibir respuesta adecuada por una falta material de tiempo para abordarlas. Un “Lean Management System” tiene que ser rápido. Un sistema pesado no es rápido, el lenguaje pesado no es rápido. Los planes pesados no son rápidos. Los planes etéreos tampoco.
Los sistemas rápidos liberan el tiempo necesario en las actividades de gestión ya cubiertas para poder dedicarlo a esos ámbitos de gestión que año tras año quedan en el tintero bajo por la presión de las urgencias.
En un sistema de producción “lean” la rapidez la da el operario. En un “Lean Mangement System” la rapidez tiene más que ver con la capacidad de pensar y comunicar y a quien afecta es al ejecutivo y al mando. Sus manifestaciones son múltiples:

• Adaptación de Estrategias y toma de decisiones rápidas.
• Modificaciones de la estructura organizativa rápida
• Comunicación y Feed Back en tiempo real
• Modificación o reproducción de documentos en tiempo real
• Localización de ideas o cosas en tiempo real.

􀂾 EXACTITUD

Un sistema “Lean” tiene que tender a ser exacto. La exactitud se manifiesta en aspectos como:

• Llamar a las mismas cosas de la misma manera
• Decisiones exactas
• Producciones exactas
• Dimensiones exactas
• Cantidades exactas
• Momentos exacto
• Documentos y versiones exactas

Un sistema “Lean” tiene que tender a evitar las repeticiones innecesarias (de planes, de ideas, de mensajes, de documentos). En un sistema de producción “Lean” la exactitud la logra el operario. En un “LeanManagement System” la exactitud se exige a los líderes.

􀂾 VISIBILIDAD

Un sistema “Lean” se apoya en el potencial que tiene la mente humana de trabajar preferentemente con imágenes y de responder a los estímulos visuales. Un sistema  visible ayuda a los miembros de la organización y permite comunicarlo a terceros. El valor de la visibilidad se manifiesta por ejemplo en
• Planes visuales
• Utilización de herramientas visuales
• Mapas mentales
• Resaltes visuales

􀂾 MULTIPLICIDAD

Multiplicidad significa que un sistema”Lean” tiene que se aplicable a todo tipo de organizaciones y dentro de cada organización a todo tipo de situaciones. Las organizaciones empresariales son múltiples. Cada una es diferente a las demás (bien porque hace cosas diferentes, bien porque haciendo lo mismo ha optado por alternativas diferentes). La multiplicidad también aparece dentro de cada organización, ya que bajo su mismo techo conviven funciones diferentes.

Un sistema “Lean” tiene que ser capaz de dar respuesta a todos y cada uno de los matices específicos de las organizaciones y de sus situaciones competitivas (adaptarse así a organizaciones industriales, de servicios o de la administración publica, organizaciones con o sin animo de lucro, de titularidad publica o privada). Igualmente tiene que aplicarse a las diferentes funciones existentes dentro de una organización (productiva, comercial, de desarrollo o investigación de gestión de personas o de gestión de conjunto).

􀂾 CONSISTENCIA

La consistencia es un valor esencial de cualquier metodología pues significa que la misma no sufre “crisis de identidad” y se mantiene en el tiempo.

“Lean Management” tiene que ser consistente. Esto significa que el soporte teórico, las definiciones y sus interrelaciones clave soportan el paso del tiempo sin perder validez. Significa que a medida que pasa el tiempo la experiencia acumulada por la puesta en práctica de la metodología confirma su validez. “Lean Management” ha tenido que digerir en los últimos años elementos como la Responsabilidad Social Corporativa, Six Sigma o la Innovación y en los próximos años tiene que digerir el fenómeno de la globalización y la sostenibilidad.

 La consistencia se la da a “Lean Management” una estructura conceptual unificada generada desde el método científico, la teoría de sistemas o las aportaciones del movimiento de RRHH, que hacen válido a “Lean Management” cuando se analiza desde la óptica del modelo EFQM, desde la óptica del modelo MALCOLM BALDRIGE, desde la óptica del MODELO IBEROAMERICANO DE EXCELENCIA EN LA GESTIÓN o desde la óptica ISO 9004.

EN RESUMEN

Un sistema de gestión “Lean” tiene que contar con los siguientes elementos:

a) Plantear una “estrategia de gestión de organizaciones para el Siglo XXI”, en lenguaje adoptable por las Direcciones Generales (no solamente por las Direcciones de Producción) y que se vincule claramente a la competitividad de la organización.

b) Un “por qué” basado en una serie de principios y valores. En un sistema de estas características la filosofía y los principios juegan el papel de balizas de referencia que guían en la aplicación de las soluciones puntuales y permiten discernir sobre las mismas. Se exprese como se exprese esta filosofía tiene que ser coherente con los principios de la Calidad Total- Excelencia y de los seis valores comentados en este artículo.

c) Un lenguaje y una lógica unificados. Un “sistema de gestión “Lean” no se sostiene en el aire. Se soporta sobre una estructura conceptual. Una organización compleja tiene que integrar actividades muy diferentes. Un sistema de gestión “Lean” lo soluciona recurriendo a una unificación de lenguajes y de conceptos en la que encajen todas las actividades de la organización. Un único lenguaje y una única lógica de gestión posibilitan tanto la actuación como la comunicación y la comprensión de las interrelaciones en el funcionamiento de la organización.

d) Unas soluciones y herramientas específicas. Lo mismo que los sistemas de producción lean tienen su especificidad, así también lo es en el caso de la gestión Lean.

 

Fundación Iberoamericana para la Gestión de la Calidad - FUNDIBEQ

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